PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÁNH

CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ

I. Chức năng

Phòng Tổ chức – Hành chính có chức năng tham mưu, tổng hợp giúp Hiệu trưởng thực hiện công tác quản lý viên chức, người lao động và bảo vệ chính trị nội bộ; theo dõi và điều phối các hoạt động của các đơn vị thuộc Trường theo chương trình, kế hoạch làm việc; quản lý và điều hành các công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, lễ tân, khánh tiết, an ninh trật tự,  an toàn phòng cháy chữa cháy…

II. Nhiệm vụ

1. Công tác tổ chức, nhân sự

- Nghiên cứu và tham mưu cho Hiệu trưởng xây dựng, phát triển và điều chỉnh tổ chức bộ máy hoạt động trong Trường;

- Xây dựng đề án vị trí việc làm của Trường;

- Lập kế hoạch nguồn nhân lực; đề xuất tuyển dụng, sử dụng, sắp xếp, điều động; theo dõi, kiểm tra việc tổ chức quản lý và sử dụng viên chức- người lao động trong toàn Trường;

- Nghiên cứu, đề xuất việc bổ nhiệm, miễn nhiệm đối với cấp trưởng và cấp phó các đơn vị trực thuộc Trường; quy hoạch phát triển đội ngũ viên chức và người lao động phù hợp yêu cầu phát triển của Nhà trường;

- Xây dựng kế hoạch tuyển dụng, tổ chức tuyển dụng, công nhận kết quả tuyển dụng viên chức vào các vị trí, chức danh nghề nghiệp của Trường ; ký hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc với viên chức, người lao động;

 - Xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, năng lực quản lý cho đội ngũ viên chức và người lao động của Trường trong ngắn hạn, trung hạn và dài hạn;

- Nghiên cứu và phối hợp với các đơn vị chức năng xây dựng, điều chỉnh, bổ sung và ban hành các quy định, quy chế, nội quy làm việc phù hợp với yêu cầu phát triển của Nhà trường;

- Thường trực các Hội đồng: tuyển dụng, lương, nâng ngạch cho viên chức, người lao động của Trường;

- Tổ chức thực hiện các chế độ chính sách đối với viên chức, người lao động: đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ; nâng, chuyển ngạch viên chức; nâng bậc lương; trợ cấp khó khăn; các chế độ bảo hiểm xã hội...

- Quản lý và cập nhật hồ sơ, dữ liệu viên chức và người lao động hợp đồng của Trường; cập nhật danh sách viên chức và người lao động thôi việc, chuyển công tác và nghỉ hưu hàng năm; hướng dẫn kê khai, công khai tài sản v à thu nhập.

- Tổ chức thực hiện công tác bảo vệ chính trị nội bộ.

2. Công tác hành chính tổng hợp

2.1. Công tác Hành chính

- Thực hiện chuyển đổi số, cải cách hành chính, phòng chống tham nhũng, thực hiện quy chế dân chủ cơ sở, quy tắc ứng xử văn hóa, chế độ công vụ…các chuyên đề có tính chất lập lại hàng năm.

- Là đầu mối phối hợp với các đơn vị trong toàn Trường tham mưu cho Hiệu trưởng ban hành nhiệm vụ trọng tâm, kế hoạch công tác, chiến lược dài hạn, trung hạn và ngắn hạn của Trường;

- Tham mưu, giúp việc cho Hiệu trưởng trong việc theo dõi, giám sát và đánh giá việc triển khai kế hoạch hoạt động của toàn Trường và các đơn vị;

- Là đầu mối phối hợp với các đơn vị trong việc tổng hợp báo cáo tình hình hoạt động, xây dựng kế hoạch công tác tháng, tham mưu cho Hiệu trưởng trong các Hội nghị giao ban tháng;

- Phối hợp với các đơn vị lập lịch công tác tuần, phổ biến đến các đơn vị, theo dõi, đôn đốc thực hiện lịch công tác;

- Chịu trách nhiệm tổ chức hội nghị phổ biến, triển khai chương trình công tác; hội nghị chuyên đề theo định kỳ hoặc đột xuất; các hội nghị sơ kết, tổng kết của Trường;

- Phối hợp các đơn vị thực hiện công tác thống kê, báo cáo định kỳ và đột xuất theo yêu cầu của cấp trên.

2.2. Công tác văn thư, lưu trữ

- Chịu trách nhiệm tiếp nhận, phân loại, vào sổ các loại công văn, thư tín, chứng từ, điện báo, fax từ các nơi gửi về Trường, trình Hiệu trưởng và chuyển đến các đơn vị chức năng liên quan để xử lý, giải quyết;

- Là đầu mối phối hợp với các đơn vị trong việc chuyển công văn, tài liệu, thư tín của các đơn vị. Chuyển fax, thư tín điện tử, đăng ký điện thoại đường dài đến các địa phương trong và nước ngoài theo yêu cầu của lãnh đạo Trường;

- Đóng dấu các loại công văn, văn bản; lưu trữ các loại công văn, văn bản theo quy định;

- Quản lý con dấu, chữ ký theo quy định của pháp luật và sự phân công của Hiệu trưởng;

- Cấp giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy chứng nhận và các giấy xác nhận cho  viên chức và người lao động; ký xác nhận giấy đi đường cho khách từ các cơ quan ngoài đến công tác tại Trường; phối hợp với các khoa cấp giấy xác nhận cho người học liên hệ đơn vị thực tập;

- Sao y, sao lục các văn bản do Trường ban hành và văn bản của cấp trên theo quy định.

2.3. Công tác lễ tân, khánh tiết

- Tổ chức thực hiện công tác lễ tân. Trực tiếp hoặc phối hợp với các đơn vị trong Trường sắp xếp lịch làm việc, tiếp đón khách của Trường. Chuẩn bị các điều kiện cần thiết cho lãnh đạo cấp Trường đi công tác;

- Thiết kế, quản lý và phân phối các tặng phẩm của Trường;

- Chịu trách nhiệm chính trong công tác tổ chức hội nghị viên chức hàng năm và các đại hội, hội nghị, lễ kỷ niệm của Trường;

- Điều phối sử dụng các phòng học, phòng họp, hội trường trong Trường.

2.4. Công tác an ninh, trật tự

- Xây dựng và tổ chức thực hiện các phương án giữ gìn an ninh trật tự; phòng cháy chữa cháy; công tác ATGT; công tác xây dựng phong trào toàn dân bảo vệ ANTQ... Tổ chức tốt việc thường trực tại các cổng ra, vào Trường. Làm đầu mối phối hợp với các đơn vị công an, chính quyền địa phương trong các hoạt động gìn giữ an ninh trật tự trong khuôn viên Trường;

- Phối hợp với các đơn vị trong toàn Trường đảm đảo công tác an ninh, trật tự cho các sự kiện của Trường;

- Chủ trì giải quyết mọi vụ việc liên quan đến công tác bảo vệ tài sản trong phạm vi Trường quản lý.

3. Công tác vệ sinh, cảnh quan môi trường

- Tổ chức thực hiện công tác phục vụ giảng viên và người học trong việc dạy và học; vệ sinh các phòng họp, hội trường, khu lý thuyết, nhà xưởng, khuôn viên, Ký túc xá..;

- Tham mưu cho Hiệu trưởng quy hoạch cảnh quan môi trường, thực hiện công tác trồng, chăm sóc, cắt tỉa cây xanh, hoa, cây cảnh đảm bảo cảnh quan xanh, sạch, đẹp;

- Phối hợp với Đoàn Thanh niên thực hiện các phong trào “xanh, sạch, đẹp” , "Ngày Thứ sáu xanh"…;

- Kiểm tra, giám sát việc thực hiện vệ sinh môi trường trong toàn Trường;

- Tổng dọn vệ sinh, xử lý môi trường.

4. Nhiệm vụ khác

- Tổ chức quản lý, điều động xe ô tô của Trường phục vụ công tác của Ban giám hiệu và các đơn vị theo duy định;

- Tổng hợp đề xuất, mua sắm, cấp phát văn phòng phẩm, vật tư; các dịch vụ in ấn, photocopy thuê ngoài cho các đơn vị theo quy định;

- Quản lý và sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực và cơ sở vật chất được giao.

- Phối hợp các đơn vị chức năng thực hiện các công việc phát sinh trong quá trình hoạt động của nhà trường.

- Thực hiện các công việc khác do Hiệu trưởng phân công.